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Struttura di una lettera di presentazione

Crea una lettera di presentazione che risalti durante il processo di selezione

La lettera di presentazione si tratta di un documento da allegare al curriculum vitae, sia nel caso di una candidatura spontanea che nel caso di una risposta ad un annuncio. In molti tendono a non inserire una lettera di presentazione nella propria candidatura, un po’ perché si tratta di una pratica usata di più all’estero che in Italia, e un po’ per velocizzare il processo di invio del curriculum.

Questo documento è però in realtà di grande importanza, poiché rappresenta lo strumento tramite il quale possiamo avere il nostro primo contatto con un’azienda. In alcuni casi, ad esempio nel caso delle auto candidature, la lettera di presentazione non può mancare, sotto forma di documento vero e proprio o come corpo nella e-mail che mandiamo se si tratta di una candidatura spontanea online.

Abbiamo già visto come scrivere un curriculum vitae e una lettera di presentazione, come strutturarla in modo generale e cosa scrivere al suo interno. La lettera di presentazione o lettera motivazionale deve riuscire a comunicare efficacemente i nostri punti di forza e dobbiamo fare attenzione a non farla diventare una ripetizione del curriculum vitae, tutt’altro! Il suo scopo è infatti quello di presentarci come persone e non solo come una lista di date e mansioni.

Il consiglio in più: la lettera di presentazione dovrebbe sempre essere personalizzata per ogni candidatura e per ogni azienda. Per risparmiare un po’ di tempo, dedicatevi con cura alla creazione di una lettera modello da modificare all’occorrenza.

 

Struttura di una lettera di presentazione

Come strutturare una lettera di presentazione? Fortunatamente questo tipo di documento è abbastanza classico e pertanto segue delle regole generali che si possono applicare in ogni tipologia di lettera di presentazione. Ogni lettera deve avere parti ben definite e ben strutturate che si possono riassumere con:

  • Dati personali del mittente (nome, cognome, contatti come numero di telefono e indirizzo e-mail, indirizzo di casa facoltativo).
  • Dati del destinatario (indirizzo dell’azienda e, se possibile, nome e cognome del destinatario).
  • Luogo e data (questi non possono mancare mai, la lettera deve essere sempre aggiornata e non essere un documento standard).
  • il consenso al trattamento dei propri dati personali aggiornato che in Italia è necessario (con riferimento al d.lgs. 196/2003: deve essere segnalato nel Curriculum Vitae, ma è possibile inserirlo anche nella lettera).

Questi elementi non devono assolutamente mancare, il resto dipende un po’ dalla tipologia di lettera e dal tipo di annuncio al quale si risponde ma generalmente è possibile inserire e suddividere la nostra lettera in paragrafi. I paragrafi principali che non dovrebbero assolutamente mancare sono:

  • Inizio (presentazioni, motivo della lettera)
  • Corpo principale (perchè la mia candidatura merita di essere presa in considerazione?)
  • Conclusioni e ringraziamenti

Come iniziare una lettera di presentazione

Dopo aver inserito, come in una normale lettera, i dati del mittente e i dati del destinatario, è consigliabile aprire la nostra lettera con una forma di cortesia, ad esempio:

Spett.le Signor/a o Stett.le Dott/Dott.sa Rossi

E se non conosciamo il nome del destinatario? In questo caso, se anche dopo aver svolto minuziose ricerche in internet, non riusciamo proprio a trovare il nome della persona alla quale dovremmo rivolgerci, è consigliabile utilizzare una formula come ad esempio:

Spett.le Nome Azienda o Spett.le Responsabile delle Risorse Umane

Dopo il saluto di apertura, si aprono di fronte a noi uno spazio limitato di righe da riempire, non sprechiamole! Quello che dobbiamo fare, arrivati a questo punto è presentarci. Meglio non ripetere nome e cognome (che abbiamo già inserito nell’intestazione) ed evitare formule come: mi chiamo Mario Rossi, ho 22 anni e sono in cerca di lavoro. Ho lavorato dal 2011 al 2013 in un supermercato nella mansione di magazziniere. Ho conseguito la maturità presso l’Itis di Perugia con votazione 68/100.

No! Si tratta di uno degli errori più diffusi che i candidati commettono quando si trovano a dover scrivere una lettera di presentazione. Regola numero uno: non ripetere quanto già detto nel cv, la lettera di presentazione ha un altro scopo! Cercate dunque di scrivere una breve presentazione sintetica ma efficace nella quale spiegate quale sia la vostra figura e introducete il motivo della vostra candidatura.

Le motivazioni devono infatti rappresentare il paragrafo principale ed il più importante della lettera di presentazione ed è la parte della lettera sulla quale il selezionatore spenderà secondi preziosi, cercando di capire se si trova di fronte ad un candidato che fa al caso suo o meno. In questa sezione non è solo importante chiarire le proprie motivazioni, ovvero perchè ci stiamo candidando presso quell’azienda, quali sono le nostre aspirazioni, cosa possiamo apportare con le nostre competenze, ma anche spiegare i nostri obiettivi.

In questo paragrafo dovremmo spiegare quali sono i traguardi che vogliamo raggiungere, ma anche, e soprattutto, i traguardi che abbiamo raggiunto nel passato, sia dal punto di vista lavorativo, sia personale. Vi siete laureati con la lode? In questo caso potete osare e scrivere che siete dei brillanti neolaureati o dei neolaureati con lode. Cercate in questa sezione di spostare il focus su tutti quegli aspetti che possono mettere in luce le vostre skills e punti di forza. Ad esempio tirocini, esperienze di tesi e premi vinti all’università, esperienze di studio o lavoro all’estero e l’eventuale conoscenza delle lingue straniere.

Come concludere una lettera di presentazione

Dopo il paragrafo principale della vostra lettera, è giunto il momento di inserire un paragrafo conclusivo. In questo paragrafo è possibile appellarsi nuovamente all’attenzione del lettore, dimostrandosi grati per l’attenzione ricevuta e indicando la propria disponibilità a partecipare a colloqui conoscitivi. Alcune formule da usare sono:

La ringrazio per l’attenzione e rimango in attesa di una sua risposta

Cerchiamo di non sembrare impazienti o poco fiduciosi ma di mantenere un tono calmo e neutrale. Ricordatevi anche di indicare di essere disponibili ad ogni possibile ulteriore chiarimento, ad una chiamata telefonica o all’invio di ulteriori allegati (ad esempio certificati, voti, referenze).

Suggerimenti per come strutturare una lettera di presentazione

In Italia la lettera di presentazione non è sempre richiesta e non è sempre necessaria. Questo però non è un buon motivo per non farla, anzi! All’estero è necessaria e obbligatoria e ciò significa che un candidato senza lettera di presentazione può non venire nemmeno considerato nel processo di selezione. In Italia invece, vengono valutati anche i curricula sprovvisti di lettera di presentazione e questo significa che allegare alla candidatura una lettera motivazionale impeccabile significa avere una marcia in più degli altri!

Perchè non farlo dunque? La lettera di accompagnamento è sicuramente un elemento di grande utilità per una candidatura, dove possiamo mostrare le nostre capacità di scrittura, di sintesi e di elaborazione scritta. Le poche righe che scriviamo devono riuscire ad essere neutrali ma allo stesso tempo originali e non scontate, devono lasciar trapelare qualcosa di noi, quel qualcosa che ci differenzia dagli altri candidati ad esempio.

Non dimenticatevi anche di riporre una grande attenzione nei dettagli: non devono assolutamente comparire errori grammaticali o di battitura, potrebbero costarvi il colloquio! In un mondo del lavoro così competitivo, i selezionatori si appigliano alla più piccola inesattezza per cestinare immediatamente un curriculum vitae o una lettera motivazionale!

Cosa scrivo se non ho esperienza?

Facciamo questo piccolo excursus per approfondire la questione del contenuto per i candidati con meno esperienza.

Imparare a scrivere una lettera di presentazione è una delle sfide più difficili per gli studenti. Non si tratta più di fare qualcosa per ottenere un bel voto, ma per la propria carriera professionale.

Proprio in questo momento così particolare, quando non si possiedono ancora vere e proprie esperienze professionali, redigere una lettera di presentazione che faccia trasparire le nostra personalità è molto importante per assicurarsi di avere qualche possibilità di essere chiamati ad un colloquio. Dal momento che si tratta della vostra prima lettera di presentazione, decidere cosa scrivere non è facile.

Ci sono così tante cose che vorreste dire, e non sapete come farlo, oppure vi sembra un’impresa impossibile riuscire a riempire un intero foglio bianco, perché pensate di avere troppo poche e insignificanti esperienze o, peggio ancora, di non averne nessuna. Niente paura! Non dovete vedere la redazione della lettera di presentazione come uno scoglio insormontabile, ma come un passo molto importante per il vostro futuro. Nessun selezionatore si aspetta di trovare lettere motivazionali di studenti con numerose esperienze lavorative alle spalle, per cui potete rilassarvi e focalizzarvi su altri aspetti.

Nella vostra lettera le aziende si aspettano di leggere la vostra personalità e le vostre passioni. Il vostro percorso scolastico dice molto di voi ad esempio, ma non dice tutto. Che corsi o lezioni frequentate nel tempo libero? Quali sono le vostre aspirazioni e obiettivi? Avete mai fatto volontariato? Inserite tutto ciò nella vostra lettera. Dimostratevi entusiasti e desiderosi di ottenere lo stage per il quale vi candidate. Dovete dare l’idea di essere persone curiose, con molta voglia di imparare e assetate di sapere e con voglia di impegnarsi.

Il layout della lettera di presentazione

Su Online CV potrete trovare anche esempi di lettere di presentazioni con layout già strutturati da poter modificare. Ovviamente non deve mai mancare la personalizzazione ed un tocco personale e creativo, ma l’utilizzo di un layout preimpostato permette comunque di evitare di fare errori grossolani dovuti alla fretta.

Questi sono alcuni consigli di base su come strutturare il layout per la lettera di presentazione. Questi consigli sono di carattere generico e possono essere applicati ad ogni tipologia di candidatura, sia che si tratti di un’auto candidatura che di una risposta ad un annuncio, che si tratti di una lettera di presentazione per un lavoro creativo o per un lavoro tradizionale.

  • Usare un carattere chiaro e leggibile, di una grandezza che renda la lettura piacevole.
  • Usare un font comune, come ad esempio Times New Roman, Arial o Calibri con dimensione 10 o 12, meglio non usare nessun font particolare o corsivo.
  • Usare le spaziature e i margini nel modo giusto, controllate molte volte che sia tutto al proprio posto.
  • Usare elenchi puntati e numerati per elencare abilità (questo consiglio non è da applicarsi sempre, meglio valutare caso per caso).
  • Mantenere la lettera omogenea, cioè tutti i titoli in grassetto, tutte le date in corsivo etc.
  • Se vi candidate per una posizione creativa, potete aggiungere qualche piccolo elemento di grafica o qualche elemento originale, sempre stando attenti a non esagerare.